Nie nur ein Weg
Jede Eingabe in ein Formular und jede Zahlung speichern wir in der Datenbank. Im selben Moment geht eine Kopie als E-Mail an ein eigenes Archivpostfach. Weitere Programme, die eine Anfrage bearbeiten, lesen erst danach mit. Fällt die Datenbank aus oder hängt ein Programm, liegt die Anfrage trotzdem vollständig vor und lässt sich nachbearbeiten.
Bei Zahlungen gleichen wir zusätzlich regelmäßig mit dem Zahlungsdienstleister ab, ob jede bezahlte Bestellung auch bei uns angekommen ist. Jede Mail, die wir an Kunden schicken, geht in Kopie an ein zweites Archivpostfach.
Erst aufschreiben, dann automatisieren
Ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, lässt sich nicht sauber automatisieren. Deshalb halten wir jeden Ablauf zuerst schriftlich fest: welche Angaben hereinkommen, welche Prüfungen nötig sind, wer bei welcher Abweichung entscheidet. Die Dokumentation liegt an zwei Orten, damit sie auch dann greifbar ist, wenn ein Rechner ausfällt.
Menschen bei Ausnahmen
Die Software erledigt die Fälle, die dem Muster entsprechen. Passt ein Fall nicht, weil Angaben fehlen, sich widersprechen oder ein Ergebnis eine Prüfung nicht besteht, hält sie an und meldet sich bei einem Menschen. Der entscheidet, ob der Fall weiterläuft, nachgebessert wird oder ein persönliches Gespräch braucht.
Lieber halten wir einmal zu oft an, als dass ein Kunde ein falsches Ergebnis bekommt.
Fehler werden gemeldet
Läuft etwas schief, soll es auffallen, bevor ein Kunde es bemerkt. Unsere Programme melden Fehler sofort, und Wächter prüfen in festen Abständen, ob Aufträge in einem Zustand hängen geblieben sind. Gemeldete Fehler beheben wir an der Ursache, damit derselbe Fehler beim nächsten Auftrag nicht wieder auftritt.
Daten mit Augenmaß
Wir erheben nur die Angaben, die für einen Ablauf nötig sind, und löschen sie nach festen Fristen. Websites und Datenbank liegen bei einem Hoster in Deutschland. Wo wir einen Dienst außerhalb der EU nutzen, sagen wir das in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.